
ファイルが多く
整理しづらいビジネスシーンにおいて、Excel、Word、Powerpoint、Access、PDFなど、扱うソフトやファイルは様々。
ある書類はExcelで、ある書類はPDFで、ある書類はWordで、なんてこともしばしば。
ですが、たいがいどこに保存したのか、デスクトップなのかファイルサーバなのか、わからなくなりますよね。
これらのファイルを必要なときにさっと取り出したい!なんてこと考えたりしますよね。
データの共有がしづらいファイルサーバに権限を与えて特定のユーザ同士でファイルを共有したり、DropboxやGoogleDriveなどのクラウドストレージなど、ファイル共有の方法は複数ありますよね。 ですが、保存したはずのデータが消えていたり、古いファイルに戻ってしまっていたり、ファイルが壊れて開けないなんてこともありますよね。 また、ある人は全角で入力し、ある人は半角で入力したり、住所なんかも都道府県や市区町村で区切らないでまとめる人もいれば、きちんと区切る人もいたりして、入力データがそのまま使えないなんてことも多いですよね。
デスクが紙の資料で
溢れかえっている今でも情報共有の媒体として重宝されているのが「紙」。会議の資料としても頻繁に配布されていると思います。ところが、この紙って整理するのが非常に難しいと思いませんか?
デジタルデータと違って簡単に検索ができないため必要な情報にたどり着くまでに時間と手間がかかります。しかも、常に配布された紙資料を持ち歩くのも大変。重いからと置いてきた資料が会議で必要になった、なんてこと一度は経験がありますよね。
Excel、Word、Powerpoint、Access、PDF、どんなファイルもプロジェクトファイルとしてデータベースにアップロードしておけば、必要なファイルを直ぐに取り出すことができます。
入力するデータは、一人しか更新できない仕組みの排他制御で古い状態に戻ることを防ぐとともに、定期的な自動バックアップにより消失や破損からデータを守ることができます。また、入力制限を設けることによって全角、半角の統一ができ、使えるデータを作成できます。
どこからでもアクセスできるクラウド環境にデータを置くことで、ファイルを持ち歩く必要がなく、移動先でデータが取り出せます。また、特定の接続先や端末からしか接続できないなどのセキュリティ対策も実施できます。
データベースの導入がビジネスシーンに必要だということはご理解いただけたと思います。
ただ、そうはいってもプロジェクトごとにデータベースを構築するのって、非効率だと感じていませんか?
そう、データベースの開発には次のような課題があります。
データベースを作成するには、要件定義、仕様設計、データベース設計、システム開発、デバッグ・修正、など多くの工程を踏んでいく必要があります。そのため、完成までに1ヶ月以上かかるというのが通例です。
時間=コストとなりますので、時間がかかる分、コストも割高となります。
ExcelやAccessであれば簡単にできるカスタマイズですが、データベースを一度構築してしまうと設計変更が簡単にはできません。