ファイルが多く
整理しづらいビジネスシーンにおいて、Excel、Word、Powerpoint、Access、PDFなど、扱うソフトやファイルは様々。
ある書類はExcelで、ある書類はPDFで、ある書類はWordで、なんてこともしばしば。
ですが、たいがいどこに保存したのか、デスクトップなのかファイルサーバなのか、わからなくなりますよね。
これらのファイルを必要なときにさっと取り出したい！なんてこと考えたりしますよね。
データの共有がしづらいファイルサーバに権限を与えて特定のユーザ同士でファイルを共有したり、DropboxやGoogleDriveなどのクラウドストレージなど、ファイル共有の方法は複数ありますよね。 ですが、保存したはずのデータが消えていたり、古いファイルに戻ってしまっていたり、ファイルが壊れて開けないなんてこともありますよね。 また、ある人は全角で入力し、ある人は半角で入力したり、住所なんかも都道府県や市区町村で区切らないでまとめる人もいれば、きちんと区切る人もいたりして、入力データがそのまま使えないなんてことも多いですよね。
デスクが紙の資料で
溢れかえっている今でも情報共有の媒体として重宝されているのが「紙」。会議の資料としても頻繁に配布されていると思います。ところが、この紙って整理するのが非常に難しいと思いませんか？
デジタルデータと違って簡単に検索ができないため必要な情報にたどり着くまでに時間と手間がかかります。しかも、常に配布された紙資料を持ち歩くのも大変。重いからと置いてきた資料が会議で必要になった、なんてこと一度は経験がありますよね。
Excel、Word、Powerpoint、Access、PDF、どんなファイルもプロジェクトファイルとしてデータベースにアップロードしておけば、必要なファイルを直ぐに取り出すことができます。
入力するデータは、一人しか更新できない仕組みの排他制御で古い状態に戻ることを防ぐとともに、定期的な自動バックアップにより消失や破損からデータを守ることができます。また、入力制限を設けることによって全角、半角の統一ができ、使えるデータを作成できます。
どこからでもアクセスできるクラウド環境にデータを置くことで、ファイルを持ち歩く必要がなく、移動先でデータが取り出せます。また、特定の接続先や端末からしか接続できないなどのセキュリティ対策も実施できます。
データベースの導入がビジネスシーンに必要だということはご理解いただけたと思います。
ただ、そうはいってもプロジェクトごとにデータベースを構築するのって、非効率だと感じていませんか？
そう、データベースの開発には次のような課題があります。
データベースを作成するには、要件定義、仕様設計、データベース設計、システム開発、デバッグ・修正、など多くの工程を踏んでいく必要があります。そのため、完成までに1ヶ月以上かかるというのが通例です。
時間＝コストとなりますので、時間がかかる分、コストも割高となります。
ExcelやAccessであれば簡単にできるカスタマイズですが、データベースを一度構築してしまうと設計変更が簡単にはできません。
従来のデータベース構築サービスでは実現できなかった、
短時間、低コストをSmartGarageで実現。
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1.ワークフローに基づいた設計ができる
1.ワークフローに基づいた設計ができる
実際の運用フローに合わせ、入力画面を切り分けます。 これにより、社内で登録するユーザー、現地で登録するユーザー、 電話対応するユーザーなど、各業務ごとに使いやすい画面を設計できます。使いやすさにより処理時間の短縮が可能となります。
2.複数人で作業・共有できる
2.複数人で作業・共有できる
権限設定により、作業者ごとに必要な機能のみ表示や編集を行えるよう制御できるので、ひとつのデータベースを複数人で利用することができます。排他機能により、複数人が同時に作業した場合でも誤ったデータの上書きなどを防ぐことができます。 権限により、別々のExcelファイルを用意したり、複数ファイルを使うことによるデータの不整合なども防ぐことができます。
3.現地で登録できる
3.現地で登録できる
iPadを使ってその場で入力や編集、写真の登録が行えるため、紙に書き写した情報をデータとして入力する必要がありません。
4.かんたんに写真の整理ができる
4.かんたんに写真の整理ができる
iPadを使って撮影したデータは現場で、デジカメで撮影したデータもアップロード画面から直ぐにアップロードできるほか、予め設定したファイルの命名規則に基づいて自動的にファイル名を変換してサーバに蓄積します。写真データのダウンロードとファイルリスト帳票機能を加えれば、膨大な写真ファイルもかんたんに整理できます。
5.必要な帳票を出力できる
5.必要な帳票を出力できる
最終的に必要な書類をデータベースからPDFやExcel形式で書き出せるため、一度に数十、数百といった帳票をワンボタンで作成することができます。※帳票の作成にはテンプレートを作成する必要があります。
6.データのダウンロードで他システムとの連動ができる
6.データのダウンロードで他システムとの連動ができる
必要な形式でデータをCSVやExcel形式でダウンロードできるので、フィルタリングやグラフ化して直ぐに分析が可能となります。使い慣れたExcelで処理できますので、作業がスムーズになります。
7.高セキュリティで安心運用できる
7.高セキュリティで安心運用できる
SSL通信、IP制限、IDパスワード認証、パスワードの暗号化、定期バックアップシステムなどの機能を兼ね備えた高セキュリティのサーバをご用意しますので、新たにサーバの手配や契約の必要はありません。※お客様のご用意いただいたサーバにSmartGarageを組み込むこともできます。
8.マップシステムと連動ができる
8.マップシステムと連動ができる
GoogleMapsとの連携が可能なので、住所から位置を特定したり、現地までのルート表示を行うことができます。 複数の位置をピンで表示することでエリアごとの状況も把握できます。
9.遠隔地でも進捗管理できる
9.遠隔地でも進捗管理できる
クラウドサーバにデータを登録するため、実際にデータを登録する場所から離れた遠隔地からでも進捗をリアルタイムに把握することができます。電話やメールで常時報告を受けずとも現在の状況が一目でわかります。
10.入力時の細かい制限ができる
10.入力時の細かい制限ができる
入力時に細かい制限を設けることで、ひらがなやカタカナの混在や、全角、半角の混在など、複数人でデータを作る場合に生じるデータの不整合を防ぐことができます。これにより、最終的にデータを整理する手間を最小限に抑えることができます。